Kurumsal E-posta Çalışmıyor mu? Domain ve MX Kaydı Kontrolü

Kurumsal e-posta çalışmıyor ise sorun çoğu zaman posta kutusunda değil, alan adında ve DNS ayarlarındadır. En sık nedenler şunlardır: domain süresinin dolması, MX kaydının yanlış ya da silinmiş olması, nameserver değişikliğinde kayıtların taşınmaması, SPF/DKIM/DMARC eksikliği ve dolmuş posta kutusu kotası. Aşağıdaki kontrol listesiyle nedeni birkaç dakikada bulabilirsiniz.

Kurumsal e-posta çalışmıyor: önce belirtiyi netleştirin

Teşhise başlamadan önce sorunun tam olarak ne olduğunu yazın. Bu, aramayı çok daraltır.

• Hiç mail gelmiyor: Gönderenler "adres bulunamadı" ya da "teslim edilemedi" dönüşü alıyorsa sorun büyük olasılıkla alan adı veya MX kaydındadır.
• Mail gitmiyor: Gönderdiğiniz postalar geri dönüyorsa sunucu ayarları, parola veya SPF tarafına bakın.
• Mail gidiyor ama spam'e düşüyor: Neredeyse her zaman SPF, DKIM veya DMARC eksikliği ya da hatasıdır.
• Sadece bazı kişilerden gelmiyor: Kota, filtre veya gönderen tarafın sorunu olabilir.

Geri dönen (bounce) e-postanın içeriğini mutlaka okuyun. Genellikle nedeni açıkça yazan bir hata satırı içerir.

Neden 1: Domain süresi dolmuş

Alan adınızın süresi dolduğunda yalnız siteniz değil, e-postanız da durur. Çünkü e-posta, alan adınızın DNS kayıtları üzerinden yönlenir. Süresi dolan alan adlarında çoğu kayıt firması nameserver'ları kendi uyarı ya da park sayfasına çevirir; bu durumda MX kayıtlarınız artık yayınlanmaz ve size gelen postalar teslim edilemez.

Kurumsal mail gelmiyor ve aynı anda siteniz de açılmıyorsa ilk bakacağınız yer burasıdır. Bitiş tarihini whois veya RDAP sorgusuyla hemen görebilirsiniz; nasıl yapılacağını domain bitiş tarihi sorgulama yazısında anlattık. Süre dolduktan sonra ne kadar vaktiniz kaldığı kayıt firmasına göre değişir; ayrıntılar için domain süresi dolarsa ne olur yazısına bakabilirsiniz.

Neden 2: MX kaydı yanlış veya silinmiş

MX kaydı, alan adınıza gelen e-postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. Bu kayıt yoksa ya da eski bir sağlayıcıyı gösteriyorsa postalar ya hiç ulaşmaz ya da artık kullanmadığınız bir sunucuya gider.

Kontrol etmek için:

dig alanadi.com MX +short

Windows'ta:

nslookup -type=mx alanadi.com

Çıktıdaki sunucu adları, e-posta sağlayıcınızın size verdiği değerlerle birebir aynı olmalıdır. Hiç çıktı gelmiyorsa MX kaydı yok demektir. Tipik sebepler: hosting paneline yeni bir şablon uygulanması, bir çalışanın "gereksiz" sandığı kaydı silmesi ya da e-posta sağlayıcısını değiştirip MX'i güncellemeyi unutmak.

Neden 3: Nameserver değişti, kayıtlar taşınmadı

En sinsi hata budur. Siteyi yeni bir hostinge ya da Cloudflare gibi bir DNS sağlayıcısına taşırken nameserver'lar değiştirilir. Nameserver değiştiği an, eski sağlayıcıdaki tüm DNS kayıtları geçersiz olur; artık yalnız yeni sağlayıcıdaki kayıtlar okunur.

Yeni tarafta sadece sitenin A kaydı oluşturulup MX ve TXT kayıtları eklenmezse site çalışır ama mail gitmiyor, gelmiyor. Taşıma yaptıysanız şu iki komutla nerede olduğunuzu görün:

dig alanadi.com NS +short
dig alanadi.com MX +short

İlk komut hangi sağlayıcının yetkili olduğunu gösterir; ikinci komutun sonucu o sağlayıcının panelindeki MX kaydıyla aynı olmalıdır. Konunun ayrıntısı için nameserver nedir ve nasıl sorgulanır yazısına bakabilirsiniz.

Neden 4: SPF, DKIM veya DMARC eksik

Postalarınız gidiyor ama karşı tarafta spam klasörüne düşüyor ya da reddediliyorsa kimlik doğrulama kayıtlarını kontrol edin. Üçü de TXT kaydıdır:

• SPF: Alan adınız adına kimlerin posta gönderebileceğini söyler.
• DKIM: Postalarınıza dijital imza ekler.
• DMARC: Doğrulamadan geçemeyen postalara ne yapılacağını belirtir.

Kontrol komutları:

dig alanadi.com TXT +short
dig _dmarc.alanadi.com TXT +short
dig secici._domainkey.alanadi.com TXT +short

Son komuttaki secici yerine e-posta sağlayıcınızın verdiği DKIM seçici adını yazın. İlk komutun çıktısında v=spf1 ile başlayan tek bir satır olmalıdır. İki ayrı SPF kaydı varsa SPF kontrolü hata verir; bunları tek kayıtta birleştirin. Büyük e-posta sağlayıcıları son yıllarda kimlik doğrulaması olmayan postalara karşı giderek daha katı davranıyor, bu yüzden üç kaydı da eksiksiz kurmak artık bir tercih değil, gereklilik. Kayıt türlerinin genel açıklaması için DNS kayıtları rehberimize göz atabilirsiniz.

Neden 5: Posta kutusu kotası dolmuş

Her şey doğru görünüyor ama belirli bir kullanıcıya posta gelmiyorsa, o posta kutusunun kotası dolmuş olabilir. Gönderenlerin aldığı dönüş mesajında genellikle "mailbox full", "quota exceeded" veya "over quota" gibi bir ifade görülür.

Çözüm basittir: büyük ekli eski postaları silin, çöp kutusunu ve gönderilmiş öğeleri boşaltın ya da sağlayıcınızdan kotayı artırmasını isteyin. Aynı sorun giden postalarda da görülebilir, çünkü bazı sağlayıcılar kota dolunca gönderimi de kısıtlar.

Adım adım teşhis kontrol listesi

Kurumsal e-posta çalışmıyor ise aşağıdaki sırayı izleyin. Her adım bir öncekinden daha az olası bir nedeni eler.

1. Geri dönen e-postanın hata mesajını okuyun ve not alın.
2. Siteniz açılıyor mu bakın. Site de kapalıysa önce alan adına odaklanın.
3. Domain bitiş tarihini whois veya RDAP ile kontrol edin.
4. dig alanadi.com NS +short ile yetkili DNS sağlayıcısını bulun.
5. dig alanadi.com MX +short ile MX kaydının var olduğunu ve doğru sunucuyu gösterdiğini doğrulayın.
6. Değişiklik yeni yapıldıysa kaydın TTL süresi kadar bekleyin; @8.8.8.8 ile genel bir çözümleyiciye de sorun.
7. SPF, DKIM ve DMARC TXT kayıtlarını kontrol edin; tek SPF kaydı olduğundan emin olun.
8. Sorun tek kullanıcıdaysa kotayı ve posta kutusu filtrelerini inceleyin.
9. Kendi dışınızdaki bir adresten (örneğin kişisel bir hesaptan) test postası gönderip alın.
10. Hâlâ çözemediyseniz hata mesajı ve komut çıktılarıyla e-posta sağlayıcınızın destek ekibine yazın.

Önleme: sorunu yaşamadan yakalamak

E-posta kesintilerinin önemli bir kısmı önceden fark edilebilir. Birkaç alışkanlık çok şey değiştirir:

• Alan adınızın bitiş tarihini bir takvime değil, otomatik bir uyarıya bağlayın. Kayıt firmasının hatırlatması aynı alan adındaki bir adrese gidiyorsa, e-postanız çalışmadığında size hiç ulaşmaz; uyarılar için başka bir adres de tanımlayın.
• DNS'te değişiklik yapmadan önce mevcut kayıtların bir kopyasını alın.
• Hosting veya DNS sağlayıcısı değiştirirken MX ve TXT kayıtlarını taşıma listesinin ilk satırına yazın.
• SPF, DKIM ve DMARC kurulumunu tek seferlik iş olarak görmeyin; yeni bir gönderim servisi eklediğinizde gözden geçirin.

Bulut Domain bu işin alan adı tarafını üstlenir: süre dolmadan kademeli olarak e-posta ve site içi bildirimle uyarır (iOS ve Android uygulaması yakında). Eklediğiniz alan adlarının MX dahil DNS kayıtlarını her kontrolde yeniden okuyup panelde gösterir; alan adı çözümlenmezse hata işaretler. Böylece "mail neden gelmiyor" sorusunun cevabını ararken ilk bakacağınız bilgiler tek ekranda olur.

Sık sorulan sorular

Domain süresi dolunca e-posta da durur mu?

Evet, çoğu durumda durur. E-posta alan adının DNS kayıtlarına bağlıdır ve süresi dolan alan adlarında kayıt firmaları genellikle nameserver'ları değiştirir. Yeniledikten sonra kayıtların yeniden yayılması biraz zaman alabilir.

MX kaydını değiştirdim, mail hâlâ eski sunucuya gidiyor. Neden?

Eski kaydın TTL süresi dolana kadar bazı sunucular eski değeri önbellekte tutabilir. Birkaç saat bekleyip dig alanadi.com MX +short @8.8.8.8 ile tekrar kontrol edin.

Mail gidiyor ama spam'e düşüyor, ne yapmalıyım?

SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarınızın var ve doğru olduğunu kontrol edin. Birden fazla SPF kaydı varsa bunları tek kayıtta birleştirin.

Sadece bir çalışana mail gelmiyor, sorun DNS'te olabilir mi?

Pek olası değil. DNS sorunu genellikle tüm adresleri etkiler. Tek kişiyi etkileyen durumlarda önce kota, yönlendirme kuralları ve spam filtrelerine bakın.

Alan adınızın süresinin dolması yüzünden sitenizin ve e-postanızın birlikte durmasını istemiyorsanız, ücretsiz hesap oluşturun ve alan adlarınızı ekleyin; bitiş tarihi ve DNS kayıtları otomatik gelir.